Бізнес-інжиніринг для малого та середнього бізнесу: застосування технологій зростання великих корпорацій

Сім гріхів початківців підприємців

Підприємці, які починають свою подорож у бізнесі, часто схильні до кометих базових помилок. Їхнє раннє виявлення та ефективне усунення дозволяють мінімізувати ризик невдачі на початковій стадії розвитку. Це також збільшує шанси на залучення інвестора, який надасть підтримку у реалізації проектів.

1. Погана ідея для бізнесу

Найсерйознішою і найбільш поширеною помилкою є погано продумана бізнес-ідея. Недосвідчені підприємці часто занадто оптимістично ставляться до свого проекту. Така безкритичність може призвести до ігнорування важливих аспектів, які впливають на роботу бізнесу в умовах ринку. Крім того, підприємці часто залежать від залучення зовнішнього інвестора та його фінансової підтримки. Вони навіть не можуть точно визначити суму коштів, необхідних для запуску бізнесу. Це вказує на недопрацьовану бізнес-концепцію.

2. Відсутність конкуренції

Другою помилкою є відсутність аналізу конкуренції — дослідження ринку з метою визначення компаній, які пропонують подібні продукти чи послуги. Початківці часто виходять із хибного припущення, що їх проект унікальний та новаторський. Але, на жаль, інноваційних ідей дуже мало. Тому без аналізу переконання, що їхній бізнес стане новим Google або Skype, може виявитися фатальним.

3. Неправильний фінансовий план

Наступною популярною помилкою є неправильна розробка та реалізація фінансового плану. Легко написати загальний план, який базується на середніх даних. Значно важче створити детальний план, враховуючи конкретні бізнес-умови. Те ж саме стосується реалізації плану відповідно до бюджету. Коли порівнюються первісні плани з їх реалізацією, виявляється, що підприємці рідко дотримуються своїх зауважень, часто коригуючи бюджет. Це шкідливо для компанії, оскільки порушує її фінансове становище і призводить до конфліктів з інвестором.

4. Відсутність власного внеску

Четверта помилка — це відсутність конкретного власного внеску від підприємця. Інвестор, беручи на себе ризик невдачі та втрати коштів, може бути зацікавлений у співпраці лише в разі наявності власного внеску з боку підприємця для підвищення надійності проекту. Це можуть бути не тільки кошти, але й нерухомість. Тому залучення інвестора буде значно простіше за наявності таких активів, ніж коли пропонується лише ідея та ноу-хау.

5. Непродуманий план дій

Необдуманий операційний план також відштовхує інвесторів. Початкові оцінки витрат на закупівлю та кількість персоналу не повинні змінюватися значно протягом реалізації проекту. Легко уявити ситуацію, коли підприємець, який отримав кошти від інвестора на покупку машин, неправильно оцінив загальні інвестиційні витрати, забувши врахувати витрати на монтаж або сировину. Як результат, витрати на проект значно збільшилися і не відповідають первісним підрахункам.

6. Яка роль інвестора

Шостою проблемою є Визначення ролі інвестора в проекті. Підприємець має на самому початку співпраці представити інвестору продуманий план його участі в проекті. Роль інвестора, обмежена лише фінансуванням, — рідкість. Часто інвестор хоче мати реальний вплив на прийняття рішень, контроль і перебіг реалізації бізнес-цілей. Підхід підприємця, який очікує лише фінансового внеску, без реального впливу інвестора на прийняття рішень у компанії, може призвести до втрати довіри між сторонами

7. Особисті питання

Останньою поширеною помилкою є нехтування питаннями, пов’язаними з наймом у компанії. Коли два підприємці працюють над однією ідеєю, часто виникають конфлікти щодо розподілу обов’язків та компетенцій. Крім того, коли компанія починає свою операційну діяльність і розвивається, засновники часто створюють надмірні робочі місця, наймаючи знайомих і членів родини. Це практики, які зазвичай не знаходять розуміння у інвесторів.

Уникнення вищезгаданих помилок не лише допоможе завоювати довіру інвесторів, але й сприятиме оптимальному розвитку компанії. Завдяки ранньому виявленню та усуненню недоліків перспективи існування нового бізнесу будуть набагато більш оптимістичними, а інвестори — спокійні за свої кошти.

Календарний фінансовий план

Керівники фінансів малого та середнього бізнесу часто помилково вважають, що певні рішення є виключно прерогативою великих корпорацій. Одним із таких операційних інструментів є календарний фінансовий план, який значно підвищує ефективність управління фінансами. За мінімальних витрат праці та, що важливіше для малого та середнього бізнесу, також і витрат, він спрощує контроль над фінансами компанії.

Основні принципи розробки плану надзвичайно прості та здійсненні навіть при низьких фінансових витратах. Перш за все, план має бути складений на місячній основі — створення документа для наступного місяця слід розпочати ще в поточному. Основними джерелами повинні бути рахунки-фактури, домовленості з банками, контракти, а також графік погашення та отримання кредитів, сплата податків та виплата зарплат. Дуже важливо звертати увагу на дату їх обліку, оскільки від цього залежить, до якого місяця і розрахункового циклу будуть віднесені конкретні дані. Розробка самого плану починається з поділу доходів і витрат на три основні категорії:

Операційні — доходи та витрати, пов’язані з операційною діяльністю. Це, в основному, грошові потоки, що стосуються щоденної діяльності підприємства, такі як продажі та закупівлі товарів і послуг, адміністративні витрати.

Інвестиційні — доходи та витрати, пов’язані з інвестиційною діяльністю. До цієї групи входять доходи та витрати, пов’язані з розвитком підприємства, такі як покупка машин та обладнання, великих партій товарів або фінансові інвестиції, а також надходження від інвестиційної діяльності.

Фінансові — найменша й залежна від ситуації група, що охоплює фінансову діяльність, включаючи залучення та погашення кредитів.

Фінансовий план дозволяє з високою ймовірністю дізнатися точний стан фінансів підприємства. Якщо він складений досить точно, а всі доступні дані проаналізовані, можна також дізнатися стан коштів компанії на наступний місяць або розрахунковий період. Ступінь надійності фінансового плану дуже високий — близько 90-95%. Такий високий відсоток ймовірності обумовлений тим, що в польському бізнесі традиційний термін платежу становить 30-45 днів. Це означає, що оцінки, на яких ґрунтується фінансовий план, базуються на реальних, а не прогнозованих платежах і рахунках.

Іншою перевагою плану є інформація про тимчасовий дефіцит коштів, тобто ситуацію, коли надходження не покривають усі витрати. Формула для визначення можливого дефіциту та його масштабів проста і застосовна в будь-якому підприємстві:

Початковий баланс + Надходження – Виплати = Кінцевий баланс

До початкового балансу за період додаються надходження, а від отриманої суми віднімаються виплати. Результат показує кінцевий баланс і можливий дефіцит. Отримана на основі аналізу даних інформація про дефіцит може бути використана для його покриття. Існує кілька способів вирішення цієї проблеми, що залежать від ситуації, загального фінансового стану підприємства і рішень контрагентів. Одним із основних і більш популярних інструментів є перенесення або відстрочка термінів погашення зобов’язань. Однак це рішення має важливий недолік — воно залежить від рішень контрагентів і може бути пов’язане з пенею за прострочення.

Іншим способом покриття дефіциту є прискорення надходжень від бізнес-партнерів або використання фінансових операцій, таких як факторинг. Однак це рішення також збільшує фінансові витрати. Третім способом покриття дефіциту є залучення короткострокового кредиту, наприклад, оборотного кредиту або овердрафта на рахунку.

Складання щомісячного календарного фінансового плану має ще одну — на перший погляд, банальну, але дуже важливу перевагу. За допомогою невеликих витрат він дозволяє підприємцям упорядкувати бухгалтерську інформацію в зрозумілій формі. Це також створює міцну основу для прийняття правильних фінансових рішень, які, як і використання відповідних інструментів, залежать від особи, відповідальної за управління фінансами, та консультування своїх дій з керівництвом.

Контроль фінансів у малому та середньому бізнесі з урахуванням календарного фінансового плану не є надмірно складним. Потрібен лише ретельний і детальний аналіз доступних документів, на основі яких можна скласти точний місячний план компанії. На його основі можна приймати поточні рішення, пов'язані з рухом коштів на рахунках, і, отже, бути спокійнішим за фінансовий стан компанії.

Управління підприємством та кризові ситуації

Під час пожежі усвідомлення загрози та заздалегідь підготовлена інструкція дій дозволяють уникнути небезпеки, рятуючи здоров'я та життя. Подібним чином можна уникнути або мінімізувати наслідки загроз, які торкаються керованого підприємства. Ключем до цього є знання відповідних механізмів захисту.

У контексті функціонування компаній термін "криза" найчастіше пов'язують з економічним сповільненням останніх років. Однак це визначення обмежує широкий спектр загроз, не пов'язаних безпосередньо з ринковою ситуацією, які можуть виникнути в керованій компанії. До таких ситуацій відносяться: реструктуризація, втрата ринкових позицій, ймовірність ворожого поглинання, а також зміни в ключових правових аспектах діяльності компанії. Враховуючи безліч і поширеність загроз, керівники підприємств повинні завжди бути готові до введення антикризових заходів. Одним з таких заходів є постійний моніторинг ситуації — як внутрішньої, так і зовнішньої. Проводячи його належним чином і систематично, можна заздалегідь виявити потенційні загрози та підготуватися до їх запобігання.

Найскладніша економічна криза

Економічна криза може спричинити небезпечні ситуації як всередині компанії, так і за її межами. Керівники підприємств зазвичай не можуть вплинути на зміну ситуації на ринку, однак, заздалегідь плануючи відповідні антикризові заходи, вони можуть мінімізувати наслідки несприятливих змін на ринку. Усвідомлюючи виклики та загрози, що стоять перед компанією, можна уникнути неприємних сюрпризів. Для цього необхідний план антикризових дій, який включає заходи, спрямовані на внутрішні зміни в компанії. До них належать: скорочення виробничих витрат, скорочення штату, реструктуризація, а також піклування про збереження фінансової ліквідності. В моніторингу ситуації підприємства також слід враховувати зовнішнє середовище. Варто заздалегідь прийняти заходи для підтримки поточних ринкових позицій і навіть блокування або випередження конкурентів. Діяльність компанії повинна адаптуватися до процесів, що відбуваються під час економічного сповільнення, що викликає зміни в нормативній системі. Прикладом може бути ситуація, коли податки час від часу стягуються у вигляді авансу для поповнення бюджету податкових органів.

Криза всередині компанії

Неуспішні дії всередині компанії також можуть спричинити кризову ситуацію. Тому при плануванні реструктуризації, перетворень та інших змін у діяльності та структурі компанії важливо створити аварійний план. Правильно підготовлений та реалізований, він мінімізує наслідки неправильно проведених операційних дій, гарантуючи подальшу стабільність роботи підприємства. Аварійний план має також передбачати захист від дій працівників, які можуть завдати шкоди компанії. У країнах Центральної Європи робочі колективи підприємств є особливо привілейованою групою. Правильна маніпуляція з потужними профспілками може значно сприяти дестабілізації роботи всього підприємства. Існує ризик, що в кризовій ситуації керівник може втратити основний фактор діяльності компанії — підтримку співробітників. Для вирішення конфлікту між керівництвом та підлеглими можна ввести в компанію контрольовані профспілки. Цей процес полягає в поділі колективу на внутрішні групи впливу, впорядковані за попередньою професійною приналежністю (виробництво, торгівля, адміністрація). Надавши кожній групі різні привілеї, створюються антагонізми не між колективом і керівництвом, а між окремими групами. Основною метою такого заходу є перетворення конфлікту працівників з керівництвом на творчу енергію, що з часом принесе користь підприємству. Також, у разі загрози, працівники готові вирішувати конфлікти. У одній з компаній працівники відмовились від страйку після того, як керівництво повідомило, що для запобігання виробничому простою на підприємство будуть введені нові працівники, які приймуть на себе їхні обов'язки.

Загроза ворожого поглинання

Кризовою ситуацією для підприємства також є спроби ворожого поглинання. Їх мета часто полягає в збільшенні частки на ринку та зміцненні конкурентної позиції компанії. Ворожі поглинання також можуть проводити суб'єкти, зацікавлені в отриманні технологічної таємниці. Щоб захиститися від ризику ворожого поглинання, потрібно безумовно вивчити методи його здійснення. Це дозволить вчасно запобігти проблемам, пов'язаним з потенційною втратою підприємства. До найбільш поширених і часто використовуваних методів захисту від ворожого поглинання можна віднести перш за все моніторинг зобов'язань та дебіторської заборгованості, що також є показником ліквідності підприємства. Варто також стежити за діями конкурентів, намагаючись передбачити їхні плани та кроки. Важливо дотримуватися конфіденційності щодо технологій і рецептур, що використовуються в компанії. Інші форми захисту підприємства від ворожого поглинання включають викуп менеджерів, а також спеціальні пункти в статуті компанії, які унеможливлюють внесення змін у підприємство після здійснення ворожого поглинання.

Криза як шанс

Хоча багато керівників сприймають кризу як момент випробування, цей стан не обов'язково означає лише загрозу. Вона також може стати шансом для підприємців проаналізувати та оцінити свою попередню діяльність, а також — у разі сумнівів — впровадити вигідні зміни. Їх результатом може стати зміцнення бізнесових позицій і підвищення конкурентоспроможності. Компанії, що виходять з кризи, завжди багатші цінним досвідом. Після подолання труднощів покращується їхній імідж у галузі, а керівники, відповідальні за успішне подолання кризових ситуацій, сприймаються як відповідальні та компетентні.

Як захиститися від неплатоспроможності контрагентів

Повністю захиститися від недобросовісних контрагентів неможливо, але можна мінімізувати ризики, використовуючи правильно підібрані інструменти. Найшвидшим способом, що дає найбільші гарантії успішності угоди, є ретельна перевірка бізнес-партнера на його надійність. Найбільш складними та часозатратними є дії, що виконуються після факту, такі як стягнення боргів або захист своїх прав через суд.

Профілактичні заходи

Кожен підприємець може мінімізувати ризик втрат, пов'язаних з неплатоспроможністю контрагентів, вибираючи оптимальні способи захисту.

По-перше, потрібно оцінити ризик втрати капіталу та провести додатковий аналіз надійності контрагента. Варто задати собі основні питання: звідки взявся контрагент? чи він сам запропонував співпрацю? чи є це рекомендований і перевірений суб'єкт?

Далі слід використовувати загальнодоступні реєстри, звіти та бази даних про боржників, такі як: Національний реєстр боржників або Бюро кредитної інформації. Завдяки цим ресурсам можна легко перевірити компанію, усунувши недобросовісних підприємців. Однак варто пам'ятати, що ці бази можуть бути застарілими або містити помилки, тому їх слід розглядати тільки як допоміжне джерело для аналізу фінансових звітів компанії.

Так само й зі звітами та фінансовими звітами. Ці документи не можуть бути єдиним і надійним джерелом для аналізу. Досвідчені бухгалтери можуть представляти дані, що часто не відображають фактичний стан компанії, делікатно маніпулюючи реальністю.

Інший метод отримання бізнес-інформації — це дослідження фінансового стану підрядника. Це особливо актуально для малих і середніх приватних компаній, де більшість власності контролюється підприємцем. Детальне дослідження можна провести за допомогою зовнішніх компаній, так званих агентств економічної розвідки. Звіти, підготовлені цими агентствами, дуже деталізовані та містять інформацію про історію та фінансовий стан компанії. Важливо, що звіти готують спеціалісти та експерти з відповідної галузі, що значно підвищує їх інформаційну та практичну цінність. Компанії часто не мають необхідних знань або спеціалізованого персоналу для підготовки таких матеріалів. Агентства економічної розвідки постійно моніторять ринок не лише з фінансової точки зору, але й з урахуванням різних аспектів взаємодії компанії з її зовнішнім середовищем (медіа-звіти, пануючий «клімат» навколо компанії). Рішення про замовлення підготовки аналізів і звітів у агентствах економічної розвідки має бути ретельно обдуманим і залежати від двох основних факторів: насамперед, розміру угоди та масштабу діяльності підрядника.

Кожен із представлених методів має різні переваги та недоліки. Намагаючись оцінити надійність певного підприємця, ми повинні застосовувати правило використання принаймні трьох джерел у нашому аналізі. Це зменшує шанси помилки при виборі майбутнього бізнес-партнера.

Методи захисту та стягнення заборгованості

Якщо надійність бізнес-партнера залишається низькою, і ми все ще вирішуємо вести бізнес із цією особою, ми повинні захистити себе від втрати капіталу. Простий спосіб захистити компанію від неплатоспроможності підрядника — це застрахувати дебіторську заборгованість у одній із спеціалізованих страхових компаній.

Таке рішення має залежати від відсотка сумнівної дебіторської заборгованості в загальній структурі портфеля. Більшість страховиків не пропонують страхування для частини капіталу (наприклад, 5%), а вимагають страхування на повну суму. Тому компанія повинна провести ретельний аналіз потенційних збитків, що виникають через несплачену дебіторську заборгованість.

Може виявитися, що вартість страхування, навіть на короткостроковий період, значно перевищує потенційні збитки від несплаченої дебіторської заборгованості. У крайніх випадках вартість може бути навіть помножена, наприклад, через продовження терміну стягнення заборгованості або необхідність додаткових, нестандартних послуг. Підприємці, які не спеціалізуються на фінансах, особливо схильні до помилок. Страхові компанії часто використовують договори, які дозволяють їм самостійно вживати заходів для стягнення заборгованості, і такі дії завжди тягнуть за собою додаткові витрати.

Аргументом на користь страхування дебіторської заборгованості є те, що страхові компанії мають досвід у стягненні заборгованості та необхідні знання та інструменти для цього. Для підприємців часто достатньо усвідомлення того, що у разі неплатоспроможності підрядника вони отримають підтримку від спеціалізованої компанії, щоб ухвалити рішення про страхування свого портфеля.

Компанії, які мають довгострокових, перевірених постачальників, рідко використовують такі засоби захисту. Часто буває, що великі корпорації, які працюють у певних секторах, мають одних і тих самих підрядників, постачальників матеріалів, продуктів або послуг протягом багатьох років, що гарантує безпеку платежів. Також існують міжнародні бренди, які мають у своїх процедурах положення, що вимагають страхування всіх фінансових операцій.

Тому страхування для конкретної угоди завжди має розглядатися індивідуально, залежно від конкретної бізнес-ситуації, наприклад, при виході на новий ринок, сегмент або запуск нового продукту, оскільки це майже завжди пов’язано з ризиком, у тому числі фінансовим. Завоювання більшої частки ринку може включати ризик неплатоспроможності підрядника. Це означає, що при укладанні великої кількості продажних операцій фінансовий поворот значно затримується або може взагалі не відбутися. У такому випадку вартість страхування цього ризику можна розглядати як вартість входження на ринок або сегмент (квазі-маркетинг).

Остаточне рішення про страхування портфеля завжди залишається за компанією. Рішення має ґрунтуватися на ретельному аналізі необхідності таких дій, без тиску чи лобіювання з боку страхових компаній.

Інший метод захисту підприємця у разі ризику втрати капіталу — це випуск векселя підрядником. Вексель, як інструмент забезпечення, виданий або власником компанії, або на її ім’я, ефективно захищає фінансові операції та, у разі несплати, надає підставу для відшкодування заборгованості. Недоліком цієї форми є те, що вона не така популярна та поширена в Польщі, як у західноєвропейських країнах або США.

Подібним механізмом до цінних паперів є майнові гарантії третіх осіб. Через офіційну гарантію треті особи заставляють своє власне майно як забезпечення фінансових зобов’язань іншої особи. Такі вимоги можна реалізувати через судові позови, якщо необхідно стягнення заборгованості.

Краще запобігти, ніж лікувати

Як і в більшості випадків, найефективнішим і найбільш економічно вигідним інструментом захисту портфеля дебіторської заборгованості від недобросовісних підрядників є профілактика. Вона має ґрунтуватися на ретельному та глибокому аналізі надійності бізнес-партнера. Це операція, на яку варто витратити час і ресурси, тому що виправлення та усунення помилок, допущених пізніше, часто може бути набагато складнішим. Втрата коштів через недбалість підрядника часто є найменшими безпосередніми витратами, тоді як стягнення заборгованості, чи то через страхову компанію, чи то через суди, може бути довгим і дорогим процесом.